Afin de renforcer la collaboration avec vos associés et votre équipe, organiser une réception d’entreprise est la solution idéale. Ce projet demande beaucoup d’attention, de temps, d’implication et de plan d’action pour qu’il se passe sans faille dans les règles de l’art de l’organisation. Voici quelques informations à savoir sur l’organisation d’une réception en entreprise.
Pour quelle raison organiser une réception d’entreprise ?
Avant d’organiser un évènement en entreprise, il est important avant tout de définir l’objectif de la réception afin de prévoir les plans d’action de l’organisation.
Si c’est dans le cadre d’une collecte de fonds, vous intégrerez la réception dans ce sens, c’est-à-dire plus glamour et plus chic.
Dans le cas où l’entreprise veut organiser une réception pour célébrer une collaboration, la signature d’un gros contrat d’association, une inauguration du nouveau bâtiment… de ce fait, la réception se tend vers cette direction.
Vous organisez une réception pour renforcer la coalition de chaque équipe de l’entreprise afin de montrer sa force et de la motiver dans ce cas, la réception va être conviviale. Ou une réception se tient pour faire la promotion de vos produits.
Peu importe la raison, vous devez trouver le lieu où la réception va se tenir, le plan d’action qui s’adapte à vos objectifs pour que l’organisation de la réception soit une réussite.
À quel moment organiser une réception ?
Afin de bien organiser l’évènement tant attendu, il vous faut du temps pour tout préparer. Pour les évènements en entreprise, il faut éviter le lundi et/ou le mardi, c’est généralement durant ces jours que se tiennent les réunions d’entreprise. De ce fait, elle doit se tenir en fin de semaine pour que vos convives puissent y assister.
D’une autre part, durant les vacances et les périodes où le business est à son pic, il est fortement recommandé de ne pas organiser un évènement puisque les invités peuvent être absents durant.
Il est donc important de trouver le calendrier organisationnel qui s’adapte à l’agenda de vos invités.
Quelles sont les différentes étapes pour bien organiser une réception professionnelle ?
Pour que l’organisation de votre réception se passe dans les règles de l’art, vous devez être bien organisé et avoir le sens des détails. Une réception n’est pas réussie si vous n’avez pas en premier lieu un plan d’action bien défini.
Pour ce faire, selon la raison, il est important que vous trouviez l’endroit idéal où doit se tenir la réception. Cet endroit doit correspondre à votre thème. Ensuite, vous définirez le nombre d’invités qui sont conviés à votre réception avant de prendre une quelconque décision comme la réservation des lieux, la commande de repas…
Vous définissez ensuite le budget que vous allez dépenser durant les préparatifs et la tenue de la réception à savoir la location des lieux, la restauration, le thème, l’animation… vous pouvez organiser une réception d’entreprise autour d’un buffet dînatoire, déjeuner, cocktails…
Le choix du lieu est très important pour satisfaire le plaisir des yeux de vos convives pour les éblouir. Vous pouvez opter pour une réception en salle que vous allez louer selon vos budgets ou dans vos locaux. Ou organiser un événement en extérieur dans un tout autre cadre qui propose un paysage d’exception, de ce fait, vous devez procéder à une location de tente de réception professionnelle afin de prévenir les intempéries qui peuvent se présenter.
Si vous avez peur des répercussions auprès de vos convives, faire appel à un professionnel est d’une grande utilité.
En somme, une réception d’entreprise est réussie si l’assistance a été satisfaite, pour cela, vous devez savoir bien l’organiser sans laisser rien au hasard.